РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО СОЗДАНИЮ И ЗАПУСКА ДОКУМЕНТОВ НА ЗАКУП ПО СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ТЕЗИС»

Начало работы

Для начала работы пользователя необходимо выполнить вход в систему:

— в адресной строке набрать edm.aues.kz;

— ввести логин и пароль см.рисунок ниже.

Примечание: Перед вводом логина обязательно указать «aues» и «\ (слэш в левую сторону)». Стандартный пароль после внесения в базу Тезис для всех 1 (единица).

После первого входа в систему, сразу поменяйте ваш пароль. Для этого пройти на вкладку ПОМОЩЬ-НАСТРОЙКА.

Откроется окно. Нажимаете на «Сменить пароль». Вводите свой новый пароль.

Примечание: После первого входа систему обязательно поменяйте пароль!

Маршруты согласования по закупу

При запуске любой служебной записки на закуп, выбрать вид и шаблон!

Для каждого подразделения создан свой маршрут согласования!

Например: Вид – ДИТ, шаблон – до 100 МРП! Далее все по руководству.

«Согласование до 100 МРП»

  1. Инициатор запускает служебную записку на закуп с прикреплением основного счета на оплату (при наличии).
  2. Отдел закупа прикрепляет альтернативный и основной счет на оплату (если инициатор не представлял свой счет).Примечание: На этом этапе обязательное прикрепление.
  3. Список согласующих участников:

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

      4.   Утверждающий — ректор.

      5.   Исполнитель – главный бухгалтер

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

Ниже на рисунке указан список согласующих для ДИТ.

В списках согласующих у кафедр будут указаны два пустых поля, где нужно выбрать директора института и проректора.

!!!При не соответствии списка согласующих участников обратиться к администратору (k.mukhanova@aues.kz). Указать инициатора и номер служебной записки.

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!

«от 100 и до 500 МРП»

При запуске любой служебной записки на закуп, выбрать вид и шаблон!

Для каждого подразделения создан свой маршрут согласования!

  1. Инициатор запускает служебную записку на закуп.
  2. Отдел закупа прикрепляет альтернативный и основной счет на оплату и договор. Примечание: На этом этапе обязательное прикрепление.
  3. Список согласующих участников:

— юрисконсульт

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

4.Утверждающий – ректор.

5.Исполнитель – главный бухгалтер.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

Далее все заполняется как в предыдущем пункте.

Важно! Юрисконсульт НЕ СОГЛАСУЕТ до тех пор, пока инициатор не устранит все замечания по договору. После отработки договора с поставщиком, инициатор вложит ФИНАЛЬНЫЙ вариант договора и отправляет на повторное согласование.

!!!При не соответствии списка согласующих участников обратиться к администратору (k.mukhanova@aues.kz). Указать инициатора и номер служебной записки.

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!

«От 500 МРП (Тендер)»

При запуске любой служебной записки на закуп, выбрать вид и шаблон!

Для каждого подразделения создан свой маршрут согласования!

  1. По утвержденному списку комитетов (IT-комитет, НМС и др.) Инициатор в Тезисе создает совещание с заполненными полями и добавлением участников согласования.
  2. По итогу обсуждения выкладывается на mp.kz.
  3. Для выбора поставщика услуг создается еще одно совещание тендерной комиссии с включением предыдущих участников при необходимости, а также с обязательным добавлением на согласование Помощника ректора и юрисконсульт.

Важно: юрисконсульт не согласует, пока не проверит договор.

4.После согласования всеми участниками Отдел закупа подписывает печатный договор у ректора и получает от поставщиков счет на оплату.

5.Инициатор запускает служебную записку на оплату, указывает основанием совещание тендерной комиссии, которое ранее было создано им.

6.И запускает служебную записку на согласование (см.пункт 3 «от 100 до 500 МРП»)

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

Важно! Юрисконсульт НЕ СОГЛАСУЕТ до тех пор, пока инициатор не устранит все замечания по договору. После отработки договора с поставщиком, инициатор вложит ФИНАЛЬНЫЙ вариант договора и отправляет на повторное согласование.

!!!При не соответствии списка согласующих участников обратиться к администратору (k.mukhanova@aues.kz). Указать инициатора и номер служебной записки.

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!

«Закуп из одного источника»

При запуске любой служебной записки на закуп, выбрать вид и шаблон!

Для каждого подразделения создан свой маршрут согласования!

  • На основании договора с поставщиком Инициатор сканирует счет+договор
  • Без договора Инициатор сканирует счет

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

 руководитель инициатора

— председатель тендерной комиссии (проректор по АД)

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

3.Утверждающий – ректор.

4.Исполнитель – главный бухгалтер.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

!!!При не соответствии списка согласующих участников обратиться к администратору (k.mukhanova@aues.kz). Указать инициатора и номер служебной записки.

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!

Маршрут согласования по Науке

Заключение договора

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора.

— начальник отдела планирования и закупа (в копии).

— бухгалтер (Арзыкулова А).

— юрист.

— проректор по НИД.

— помощник ректора.

3.Утверждающий – ректор.

Инициатор распечатывает договор и лист согласования и подписывает у ректора. Инициатор подписывает договор и с поставщиком.

Служебная записка на оплату

  • На основании договора с поставщиком Инициатор сканирует счет+договор
  • Без договора Инициатор сканирует счет
  1. Инициатор запускает служебную записку на основании предыдущей служебной записки.
  2. Список согласующих участников: (параллельно)

— руководитель инициатора

— проректор по НИД

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

3.Утверждающий – ректор.

4.Исполнитель – главный бухгалтер

!!!При не соответствии списка согласующих участников обратиться к администратору (k.mukhanova@aues.kz). Указать инициатора и номер служебной записки.

Маршрут согласования «Командировка»

За счет университета

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— курирующий проректор

финансовый директор (в копии)

3.Утверждающий — ректор

4.Исполнитель – главный бухгалтер, отдел кадров

За счет средств научных проектов (еще не приняли решение как будет идти процесс)

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— курирующий проректор

финансовый директор (в копии)

3.Утверждающий – ректор

4.Исполнитель – главный бухгалтер, ДНиК, ОУП

За счет принимающей стороны

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— курирующий проректор

— помощник ректора

3.Утверждающий — ректор

4.Исполнитель – отдел кадров

!!!При не соответствии списка согласующих участников обратиться к администратору (k.mukhanova@aues.kz). Указать инициатора и номер служебной записки.

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!