Начало работы

Для начала работы пользователя необходимо выполнить вход в систему:

— в адресной строке набрать edm.aues.kz;

— ввести логин и пароль см.рисунок ниже.

Примечание: Перед вводом логина обязательно указать «aues» и «\ (слэш в левую сторону)». Стандартный пароль после внесения в базу Тезис для всех 1 (единица).

После первого входа в систему, сразу поменяйте ваш пароль. Для этого пройти на вкладку ПОМОЩЬ-НАСТРОЙКА.

Откроется окно. Нажимаете на «Сменить пароль». Вводите свой новый пароль.

Примечание: После первого входа в систему обязательно поменяйте пароль!

Маршруты согласования по закупу

При запуске любой служебной записки на закуп, выбрать вид и шаблон!

Например: Вид – ДИТ, шаблон – до 100 МРП! Далее все по руководству.

«до 100 МРП»

1. Инициатор запускает служебную записку на закуп с прикреплением основного счета на оплату (при наличии), либо коммерческое предложение.
2. Отдел закупа прикрепляет альтернативный и основной счет на оплату (если инициатор не представлял свой счет).Примечание: На этом этапе обязательное прикрепление.
3. Список согласующих участников:

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

      4.   Утверждающий — ректор.

      5.   Возвращается инициатору для прикрепления счета на оплату.

      6.   Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день. Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч. со дня поступления к вам на согласование!

«от 100 и до 500 МРП»

1. Инициатор запускает служебную записку на закуп.
2. Отдел закупа прикрепляет альтернативный и основной счет на оплату и договор. Примечание: На этом этапе обязательное прикрепление.
3. Список согласующих участников:

— юрисконсульт (отработка договора с инициатором и поставщиком услуг)

-руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора (после согласования помощника ректора, инициатор распечатывает договор(отработанный)+лист согласования и отдает юристу. Далее юрист ставит физическую подпись на бумажный носитель и отдает на подпись ректору)

4.Утверждающий – ректор.

5.Возвращается к инициатору для подписания договора с поставщиком.

6.Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день.Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

«От 500 МРП (Тендер)»

1. По утвержденному списку комитетов (IT-комитет, НМС и др.) Инициатор в Тезисе создает совещание с заполненными полями и добавлением участников согласования.
2. По итогу обсуждения выкладывается на mp.kz.
3. Для выбора поставщика услуг создается еще одно совещание тендерной комиссии с включением предыдущих участников при необходимости, а также с обязательным добавлением на согласование Помощника ректора и юрисконсульт. Важно: юрисконсульт не согласует, пока не проверит договор.
4. После согласования всеми участниками Отдел закупа подписывает печатный договор у ректора и получает от поставщиков счет на оплату.
5. Инициатор запускает служебную записку на оплату, указывает основанием совещание тендерной комиссии, которое ранее было создано им.
6. И запускает служебную записку на согласование (см.пункт 3 «от 100 до 500 МРП»)

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день.Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

«Закуп из одного источника»

• На основании договора с поставщиком Инициатор сканирует счет+договор
• Без договора Инициатор сканирует счет

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

 -руководитель инициатора

— председатель тендерной комиссии (проректор по АД)

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

3.Утверждающий – ректор.

4.Возвращается инициатору для подписания договора с поставщиком.

5.Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день.Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

«Ежемесячный» запуск ежемесячных счетов на оплату

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Финансовый директор.

3.Согласующий – главный бухгалтер

4.Исполнитель — бухгалтер по оплате.

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день. Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

Маршрут согласования по Науке

Заключение договора

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора.

-начальник отдела планирования и закупа (в копии).

— бухгалтер (Арзыкулова А).

— юрист

— проректор по НИД.

— помощник ректора.

3.Утверждающий – ректор.

Инициатор распечатывает договор и лист согласования и подписывает у ректора. Инициатор подписывает договор и с поставщиком.

Служебная записка на оплату

• На основании договора с поставщиком Инициатор сканирует счет+договор

• Без договора Инициатор сканирует счет

1. Инициатор запускает служебную записку на основании предыдущей служебной записки.
2. Список согласующих участников: (параллельно)

— руководитель инициатора

— проректор по НИД

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

3.Утверждающий – ректор.

4.Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Маршрут согласования «Командировка»

За счет университета

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— курирующий проректор

— финансовый директор (в копии)

3.Утверждающий — ректор

4.Исполнитель – главный бухгалтер, отдел кадров

За счет средств научных проектов (еще не приняли решение как будет идти процесс)

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— курирующий проректор

— финансовый директор (в копии)

3.Утверждающий – ректор

4.Исполнитель – главный бухгалтер, ДНиК, ОУП

За счет принимающей стороны

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— курирующий проректор

— помощник ректора

3.Утверждающий — ректор

4.Исполнитель – отдел кадров

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!