Руководство пользователя по созданию и запуску согласования исходящих документов по системе электронного документооборота «ТЕЗИС»

Начало работы

Для начала работы пользователя необходимо выполнить вход в систему:

— в адресной строке набрать edm.aues.kz;

— ввести логин и пароль см.рисунок ниже.

Примечание: Перед вводом логина обязательно указать «aues» и «\ (слэш в левую сторону)».

Маршруты согласования исходящих документов

При запуске документа необходимо выбрать вид и шаблон!

Например: Вид Служебная записка, шаблон Согласование исходящих документов.

  1. Инициатор проекта исходящей корреспонденции
  2. На согласование непосредственному руководителю (директор департамента/начальник отдела/заведующий кафедрой)
  3. На согласование курирующему руководителю (проректор по направлению/финансовый директор/цифровой офицер)
  4. Проект исходящей корреспонденции передается ректору на согласование
  5. Переводчик прикрепляет вложение с переводом
  6. Проект исходящей корреспонденции передается утверждающему

ПАМЯТКА ПО ОФОРМЛЕНИЮ И СОГЛАСОВАНИЮ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее — мм), А5 (148 х 210мм) и имеют поля не менее:

левое поле — 20 мм;

правое поле — 10 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

левое поле — 10 мм;

правое поле — 20 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Текст  документа печатается шрифтом Times New Roman, размер № 14, через один межстрочный интервал, интервал между словами — один пробел.

Порядок подготовки и оформления исходящей корреспонденции

Письма АУЭС оформляются на бланке и содержит следующие реквизиты:

  • изображение логотипа;
  • официальное наименование Университета;
  • дата;
  • исходящий регистрационный номер (индекс) письма;
  • ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (если это ответное);
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • отметка о согласовании (в случае необходимости);
  • отметка об исполнителе.

Текст письма имеет одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

Если текст письма состоит из частей констатирующей и заключительной, в первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй — помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Обратные конструкции текста (заключение — констатация) возможны в письмах-отказах.

В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа (например: «просим предоставить», «направляем Вам»);
  • от первого лица единственного числа (например: «прошу выслать», «считаю необходимым»);
  • от третьего лица единственного числа (например: «АУЭС не возражает»).

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы, номер телефона, адрес электронной почты и может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

ПАМЯТКА ПО ОФОРМЛЕНИЮ И СОГЛАСОВАНИЮ ПРИКАЗОВ/РАСПОРЯЖЕНИЙ

Порядок оформления приказов

Порядок оформления распоряжения

Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее — мм), А5 (148 х 210мм) и имеют поля не менее:

левое поле — 20 мм;

правое поле — 10 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

левое поле — 10 мм;

правое поле — 20 мм;

верхнее поле — 10 мм;

нижнее поле — 10 мм.

Текст  документа печатается шрифтом Times New Roman, размер № 14, через один межстрочный интервал, интервал между словами — один пробел.

 Порядок подготовки и оформления приказов

Проекты приказов по основной деятельности издаются на основании поручений ректора Университета, проректоров, а также на основании служебных записок руководителей структурных подразделений, либо лиц их замещающих.

Приказы оформляются на казахском и русском языках, имеющих одинаковую юридическую силу. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа посередине.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

— в констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

— преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»,пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.

— распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.  При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Порядок подготовки и оформления Распоряжения

Важно соблюсти требования, предъявляемые к основному содержанию распоряжения. Оно должно состоять из двух смысловых частей. В первой части кратко и последовательно излагается преамбула — объясняется, чем обусловлена необходимость издания данного документа, дается обоснование тех действий, которые будут предписаны. В некоторых случаях, когда основанием для издания распоряжения стал законодательный или нормативный правовой акт, решение вышестоящей организации и т. п., в преамбуле необходимо дать на него ссылку.

В соответствии с тем, что послужило основание для издания и оформления распоряжения руководителя, преамбула может начинаться таким словами: Во исполнение…; Согласно…; В целях…; В связи с ….

За преамбулой следует распорядительная часть, которая начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», которое располагается посередине строки и пишется прописными буквами. За этим словом следует перечисление предписываемых действий с указанием сроков исполнения, а также должностей, фамилий и инициалов исполнителей и тех, кто настоящим распоряжением назначается ответственным за своевременное исполнение данных действий. Как правило, распорядительная часть содержит несколько пунктов, каждым из которых оговаривается какое-либо одно конкретное действие, его сроки и лица, отвечающие за контроль и своевременность

Распоряжения оформляются на казахском и русском языках, имеющих одинаковую юридическую силу. Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.